Cho người khác mượn hồ sơ đóng BHXH xử lý thế nào?

Cho người khác mượn hồ sơ đóng BHXH xử lý thế nào? Có 2 sổ bảo hiểm xã hội có được nhận bảo hiểm xã hội một lần không?

Tóm tắt câu hỏi:

Cho em hỏi. Em làm việc công ty va đóng bảo hiểm từ năm 2008 -> 2016. Nhưng trong quá trình làm công ty này em đã cho người khác mượn CMND của em va đã đóng bảo hiểm ở công ty khác. Có nghĩa là 2 sổ bảo hiểm. Giờ em đã nghỉ việc và lãnh hết tiền bảo hiểm thất nghiệp rồi, giờ em hỏi là đến 1 năm em cầm sổ bảo hiểm của em lên có được lảnh tiền bảo hiểm xã hội không ạ!

Câu hỏi được biên tập và đăng tải bởi Bộ phận tư vấn về pháp luật bảo hiểm xã hội – Phòng trợ giúp pháp lý trực tuyến miễn phí của Công ty Luật TNHH Dương Gia.

Luật sư tư vấn:

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

1. Căn cứ pháp lý:

Luật bảo hiểm xã hội năm 2014

Nghị quyết 93/2015/QH13

Nghị định 115/2015/NĐ-CP

Thông tư 56/2017/TT-BYT

Quyết định 636/QĐ-BHXH 

Công văn 1746/BHXH-QLT

Công văn 3663/BHXH-THU

Quyết định 595/QĐ-BHXH

Nghị định 95/2013/NĐ-CP

Nghị định 88/2015/NĐ-CP

2. Nội dung tư vấn:

Hiện nay, có nhiều trường hợp người lao động, nhất là công nhân vì nhiều lý do, như chưa đủ tuổi lao động, không đáp ứng điều kiện lao động… mà mượn hồ sơ, của người quen để đi làm, tham gia bảo hiểm xã hội với tên trên hồ sơ mà không lường hết hậu quả về sau. Việc làm này, ảnh hưởng đến quyền lợi của người cho mượn và người đi mượn khi giải quyết các quyền lợi về bảo hiểm xã hội. Trường hợp của bạn cũng là một trường hợp như vậy. Để giải quyết vấn đề này và để xác định bạn có đủ điều kiện hưởng bảo hiểm xã hội một lần hay không cần xem xét các phương diện sau:

Thứ nhất, về điều kiện để hưởng bảo hiểm xã hội một lần trong trường hợp của bạn.

Căn cứ theo quy định tại Điều 60 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014, Nghị quyết 93/2015/QH13, Điều 8 Nghị định 115/2015/NĐ-CP, khi bạn có nhu cầu thì bạn có thể hưởng hưởng bảo hiểm xã hội một lần nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

– Trường hợp đã đủ tuổi hưởng lương hưu nhưng chưa đủ số năm đóng bảo hiểm xã hội để hưởng lương hưu và không tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện.

Cụ thể: Người lao động, cán bộ công chức, viên chức, công nhân quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu, người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng lương, người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn; Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân; Hạ sĩ quan, chiến sĩ quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ công an nhân dân phục vụ có thời hạn; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí; và một số đối tượng đặc biệt khác mà đã đủ tuổi nghỉ hưu nhưng chưa đủ 20 năm đóng bảo hiểm xã hội để hưởng lương hưu theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội, và không có nhu cầu tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc hay bảo hiểm xã hội tự nguyện.

Riêng đối với trường hợp người lao động nữ là người hoạt động không chuyên trách hoặc không chuyên trách ở xã, phường thị trấn tham gia bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc đã đủ tuổi nghỉ hưu nhưng chưa đủ 15 năm đóng bảo hiểm xã hội để hưởng lương hưu và không có nhu cầu tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc hay bảo hiểm xã hội tự nguyện.

– Trường hợp ra nước ngoài để định cư.

– Trường hợp người đang bị mắc một trong những bệnh nguy hiểm đến tính mạng như ung thư, bại liệt, xơ gan cổ chướng, phong, lao nặng, nhiễm HIV đã chuyển sang giai đoạn AIDS và những bệnh khác theo quy định của Bộ Y Tế.

Trong đó theo Điều 4 Thông tư 56/2017/TT-BYT thì những bệnh được hưởng chế độ bảo hiểm xã hội một lần gồm: Ung thư, bại liệt, xơ gan cổ chướng, phong, lao nặng, nhiễm HIV đã chuyển sang giai đoạn AIDS đồng thời không tự kiểm soát hoặc không tự thực hiện được các hoạt động đi lại, mặc quần áo, vệ sinh cá nhân và những việc khác phục vụ nhu cầu sinh hoạt cá nhân hàng ngày mà cần có người theo dõi, trợ giúp, chăm sóc hoàn toàn. Hoặc các bệnh, tật ngoài các bệnh này mà có mức suy giảm khả năng lao động hoặc mức độ khuyết tật từ 81% trở lên và không tự kiểm soát hoặc không tự thực hiện được các hoạt động đi lại, mặc quần áo, vệ sinh cá nhân và những việc khác phục vụ nhu cầu sinh hoạt cá nhân hằng ngày mà cần có người theo dõi, trợ giúp, chăm sóc hoàn toàn.

– Trường hợp sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân; Hạ sĩ quan, chiến sĩ quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ công an nhân dân phục vụ có thời hạn; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí; mà khi phục viên, xuất ngũ, thôi việc mà không đủ điều kiện để hưởng lương hưu.

 – Sau một năm nghỉ việc đối với người tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, sau một năm không tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội đối với người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện mà chưa đủ 20 năm đóng bảo hiểm xã hội khi có yêu cầu thì được nhận bảo hiểm xã hội một lần.

Xem xét trong trường hợp của bạn, theo thông tin, bạn đang làm việc cho một công ty và hiện nay đã nghỉ việc, không tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội và muốn hưởng bảo hiểm xã hội một lần. Do vậy, bạn được xác định là người lao động làm việc trong doanh nghiệp. Căn cứ theo quy định tại Điều 60 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014, Nghị quyết 93/2015/QH13, Điều 8 Nghị định 115/2015/NĐ-CP được phân tích nêu trên, khi bạn không muốn đóng tiếp bảo hiểm xã hội và có nhu cầu thì bạn có thể hưởng bảo hiểm xã hội một lần nếu thuộc một trong các trường hợp:

• Đã đủ tuổi để nghỉ hưu nhưng chưa đủ 20 năm đóng bảo hiểm xã hội.
• Ra nước ngoài để định cư.
• Bạn bị mắc một trong những bệnh nguy hiểm đến tính mạng như ung thư, bại liệt, xơ gan cổ chướng, phong, lao nặng, nhiễm HIV đã chuyển sang giai đoạn AIDS và những bệnh khác theo quy định của Bộ Y Tế.
• Sau một năm nghỉ việc mà chưa đủ 20 năm đóng bảo hiểm xã hội và không tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội; 

Bạn cần căn cứ vào tình hình thực tế để xác định việc bạn có thuộc một trong các trường hợp được hưởng bảo hiểm xã hội một lần hay không.

Khi xác định bạn thuộc một trong các trường hợp được hưởng bảo hiểm xã hội một lần, bạn có thể chuẩn bị hồ sơ để nộp lên cơ quan bảo hiểm xã hội quận huyện nơi bạn đang cư trú. Hồ sơ, theo quy định tại Điều 109 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014, Điều 20 Quyết định 636/QĐ-BHXH năm 2016 gồm các giấy tờ sau:

– Sổ bảo hiểm xã hội.

– Đơn đề nghị hưởng bảo hiểm xã hội một lần theo mẫu 14-HSB (bản chính).

– Đối với người ra nước ngoài để định cư có thêm một trong các giấy tờ sau: 

• Giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc thôi quốc tịch Việt Nam;
• Bản dịch tiếng Việt được chứng thực hoặc công chứng của một trong các giấy tờ sau đây: Hộ chiếu do nước ngoài cấp; Thị thực của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp có xác nhận việc cho phép nhập cảnh với lý do định cư ở nước ngoài; Giấy tờ xác nhận về việc đang làm thủ tục nhập quốc tịch nước ngoài; giấy tờ xác nhận hoặc thẻ thường trú, cư trú có thời hạn từ 05 năm trở lên của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp. 

– Đối với người hưởng bảo hiểm xã hội một lần do mắc bệnh nguy hiểm đến tính mạng như ung thư, bại liệt, xơ gan cổ chướng, phong, lao nặng, nhiễm HIV đã chuyển sang giai đoạn AIDS và những bệnh khác theo quy định định của Bộ Y tế  thì cần chuẩn bị thêm trích sao hồ sơ bệnh án để làm căn cứ xác định trường hợp hưởng bảo hiểm xã hội một lần.

Thứ hai, về việc hưởng bảo hiểm xã hội một lần của bạn khi bạn cho người khác mượn hồ sơ, mượn chứng minh nhân dân đi làm. 

Theo thông tin, bạn làm việc tại một công ty và có đóng bảo hiểm từ năm 2008 đến năm 2016. Nhưng trong thời gian này, bạn cũng đã cho người khác mượn chứng minh nhân dân của mình để đi làm và đóng bảo hiểm xã hội tại một công ty khác. Hiện nay, nếu theo thông tin trên chứng minh nhân dân thì bạn đang tồn tại hai sổ bảo hiểm xã hội ở hai công ty khác nhau.

Trước hết, căn cứ theo quy định tại Điều 96 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014, Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội. Đồng thời theo quy định tại Công văn 1746/BHXH-QLT ngày 08 tháng 07 năm 2016 của Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh thì mỗi người lao động chỉ được cấp một số sổ Bảo hiểm xã hội với mã số định doanh duy nhất trong quá trình tham gia bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, hiện nay bạn lại có hai sổ bảo hiểm xã hội mang thông tin cá nhân của bạn tương ứng với hai công ty khác nhau. 

Việc bạn tồn tại hai sổ bảo hiểm ghi nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội ở hai công ty khác nhau, sẽ ảnh hưởng đến việc giải quyết chế độ hưởng bảo hiểm xã hội một lần của bạn. Bởi theo quy định tại khoản 3 Công văn 3663/BHXH-THU, khi giải quyết hồ sơ hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội một lần, mà qua quá trình tra cứu chứng minh nhân dân, rà soát dữ liệu mà phát hiện có hai sổ bảo hiểm xã hội mang thông tin cá nhân của bạn thì cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ trả lại hồ sơ mà chưa giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội một lần cho bạn.

Việc tồn tại hai sổ bảo hiểm xã hội cùng mang thông tin cá nhân của bạn là do bạn đã cho người khác mượn hồ sơ, mượn chứng minh nhân để đi làm, để tham gia bảo hiểm. Giải quyết trường hợp này, tại khoản 8 Mục II Công văn 3663/BHXH-THU có quy định về việc khi phát hiện việc tồn tại hai sổ bảo hiểm xã hội mang thông tin nhân thân của bạn do việc bạn cho người khác mượn chứng minh nhân dân, hồ sơ đi làm thì để có thể giải quyết trợ cấp bảo hiểm xã hội một lần cho bạn, cần phải thực hiện thủ tục điều chỉnh hồ sơ bảo hiểm xã hội về nhân thân đúng với đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội thực tế. Trình tự, thủ tục điều chỉnh thông tin về nhân thân trên sổ bảo hiểm xã hội khi cho người khác mượn hồ sơ, mượn chứng minh nhân dân đi làm được xác định theo quy định tại khoản 7 Mục II Công văn 3663/BHXH – THU, cụ thể như sau:

“7. Trình tự giải quyết hồ sơ gộp sổ BHXH khi NLĐ mượn, cho mượn hồ sơ tham gia BHXH:

7.1. Bộ phận thu khi giải quyết hồ sơ gộp sổ, nếu phát hiện NLĐ có thời gian tham gia BHXH trùng do mượn hoặc cho mượn hồ sơ thì hướng dẫn NLĐ điều chỉnh nhân thân theo hướng dẫn tại công văn số 2609/BHXH ngày 25/7/2013, về việc phối hợp xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý sổ BHXH.

NLĐ sau khi có Quyết định xử phạt của Thanh tra Sở Lao động Thương binh và xã hội (LĐTB&XH) và đã nộp phạt đúng quy định, thì nộp hồ sơ giải quyết theo Phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) điều chỉnh nhân thân do mượn tên (303/…/SO).

7.2. Trường hợp người cho mượn hồ sơ không liên lạc được với người mượn hồ sơ thì:

– Người cho mượn hồ sơ phải viết Đơn đề nghị (mẫu D01-TS) tường trình rõ lý do cho người khác mượn hồ sơ, nhưng do không liên lạc được và cam kết không thừa nhận quá trình sổ BHXH mà người mượn hồ sơ đã tham gia BHXH.

– Nộp hồ sơ giải quyết theo PGNHS gộp sổ (304/…/SO).

– Bộ phận thu nhập quá trình tham gia BHXH do nơi khác quản lý mà NLĐ không thừa nhận (nếu có).

– Bộ phận cấp sổ thẻ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ NLĐ không thừa nhận tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Nếu sổ không thừa nhận đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp thì khóa phương án CT, TT và lập biên bản hủy số sổ không thừa nhận tại mục “Hủy có nhiều sổ”.

7.3. Trường hợp NLĐ mượn hồ sơ tham gia BHXH và đã hưởng hết các chế độ trên sổ mượn tên (hồ sơ giả), nay nộp hồ sơ giải quyết điều chỉnh nhân thân, có Quyết định xử phạt…theo (PGNHS303/…/SO), thì thực hiện:

– Bộ phận cấp sổ thẻ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án CT, TT và lập biên bản thu hồi sổ tại mục “Thu hồi sổ giải quyết chế độ”. Trường hợp không còn sổ do bị cơ quan BHXH thu hồi hoặc bị mất sau khi hưởng hết chế độ thì chỉ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án CT, TT.

7.4. Trường hợp 2 số sổ BHXH trùng nhau hoàn toàn về nhân thân mà NLĐ đang giải quyết hồ sơ, có đơn cam kết không cho người khác mượn hồ sơ (do bị người khác lạm dụng):

– Nếu số sổ BHXH bị lạm dụng mà NLĐ đó đang còn làm việc ở một đơn vị khác, thì mời NLĐ đó lên xác minh, để làm căn cứ giải quyết.

– Nếu số sổ BHXH bị lạm dụng mà NLĐ đó đã nghỉ việc không liên lạc được, thì hướng dẫn NLĐ đang giải quyết hồ sơ, làm thủ tục hồ sơ và giải quyết như mục 7.2 trên đây “Trường hợp người cho mượn hồ sơ không liên lạc được với người mượn hồ sơ”.

Căn cứ theo quy định tại khoản 7 mục II Công văn 3663/BHXH-THU được trích dẫn ở trên thì, chỉ thực hiện việc điều chỉnh hồ sơ bảo hiểm xã hội của người đi mượn và bạn – người cho mượn chứng minh nhân dân, hồ sơ để tham gia bảo hiểm xã hội sau khi đã có quyết định xử phạt hành chính của cơ quan có thẩm quyền và bạn cũng đã thực hiện việc đóng phạt đúng quy định. 

Theo đó, đối với việc bạn cho người khác mượn hồ sơ, mượn chứng minh nhân dân để đi làm, đóng bảo hiểm xã hội  thì người mượn hồ sơ của bạn sẽ bị xử phạt theo quy định tại khoản 1 Điều 27 Nghị định 95/2013/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 20 Điều 1 Nghị định 88/2015/NĐ-CP với mức xử phạt từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng.

Sau khi người mượn hồ sơ đã thực hiện việc đóng phạt đúng quy định, bạn cần yêu cầu người mượn hồ sơ của bạn làm hồ sơ điều chỉnh thông tin về nhân thân về đúng thông tin của chính họ trong sổ bảo hiểm xã hội, nộp lại tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi cuối cùng trước khi người đó dừng tham gia bảo hiểm hoặc nộp lên cho công ty nơi người đấy đang làm việc, đang đóng bảo hiểm xã hội. Hồ sơ điều chỉnh nhân thân trên sổ bảo hiểm do mượn hồ sơ được thực hiện theo Phiếu giao nhận hồ sơ 303/…/SO và quy định tại Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH, theo đó, hồ sơ gồm:

• Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT;
• Giấy cam đoan của người cho mượn hồ sơ, có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú;
• Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội cũ để thu hồi;
• Sổ Bảo hiểm xã hội (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội.
• Các trang tờ rời sổ Bảo hiểm xã hội.
• Thẻ Bảo hiểm y tế còn thời hạn sử dụng.

Trường hợp bạn không thể liên lạc với người đã mượn chứng minh nhân dân, mượn hồ sơ của bạn để đi làm thì bạn sẽ làm đơn đề nghị theo mẫu D01 – TS tường trình rõ lý do bạn cho người khác mượn hồ sơ nhưng do không liên lạc được và cam kết không thừa nhận quá trình sổ bảo hiểm xã hội mà người mượn hồ sơ đã tham gia bảo hiểm xã hội. Sau đó cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty cũ của bạn đóng trụ sở sẽ hướng dẫn bạn thực hiện hồ sơ gộp sổ và thực hiện việc khóa quá trình tham gia bảo hiểm xã hội đối với thời gian người mượn hồ sơ của bạn đã đóng bảo hiểm theo quy trình được thực hiện theo quy định tại khoản 7 Mục II Công văn 3663/BHXH – THU được trích dẫn ở trên. 

Sau khi đã giải quyết thủ tục điều chỉnh về nhân thân của người tham gia bảo hiểm, và gộp sổ theo quy định của pháp luật thì cơ quan bảo hiểm sẽ giải quyết thủ tục hưởng bảo hiểm xã hội một lần cho bạn.

Như vậy, từ những căn cứ được trích dẫn ở trên, để giải quyết thủ tục hưởng bảo hiểm xã hội một lần, bạn cần yêu cầu mượn hồ sơ, mượn chứng minh nhân dân của mình làm thủ tục điều chỉnh nhân thân trên sổ bảo hiểm xã hội của họ, và để gộp sổ cho bạn. Tùy vào từng trường hợp mà việc giải quyết việc điều chỉnh nhân thân sẽ được thực hiện khác nhau. Tuy nhiên, việc điều chỉnh về nhân thân chỉ được thực hiện sau khi người điều chỉnh đã bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật. Bạn cũng cần lưu ý rằng, nếu bạn cho người khác mượn hồ sơ, mượn chứng minh nhân dân để đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội từ ngày 01/01/2015 trở đi thì cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ không tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của bạn.