Hướng dẫn về cách đóng dấu giáp lai trên hợp đồng

Hướng dẫn về cách đóng dấu giáp lai trên hợp đồng. Pháp luật quy định cách sử dụng đóng dấu giáp lai.

Tóm tắt câu hỏi:

Tư vấn đóng dấu giáp lai. Kính gửi: Công ty Luật Dương Gia Em thực hiện ký hợp đồng với khách hàng và có đóng dấu giáp lai trên hợp đồng. Tuy nhiên sau đó em phát hiện ra có 1 tờ cuối bị sai và em thay thế bằng tờ khác (có đầy đủ chữ ký lại). Đồng thời em đóng lại con dấu giáp lai mới trên bộ hợp đồng. Lúc này hợp đồng có 2 con dấu giáp lai (1 con mới đóng đầy đủ, 01 con bị thiếu trang cuối do thay). Cho em hỏi như vậy hợp đồng có phù hợp không ạ? rất mong công ty luật Dương Gia tư vấn, hỗ trợ giúp ạ. Em chân thành cảm ơn nhiều ạ.

Luật sư tư vấn:

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

1. Căn cứ pháp lý.

– Nghị định 110/2004/NĐ-CP;

– Thông tư 01/2011/TT-BNV.

2. Giải quyết vấn đề:

Theo Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư có quy định:

“Điều 26. Đóng dấu

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.”

Dấu giáp lai:

Việc đóng dấu giáp lại được hướng dẫn tại khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV thì có quy định:

“Điều 13. Dấu của cơ quan, tổ chức

1. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản”.

Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. Việc đóng dấu giáp lai phải được thực hiện riêng theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Thông thường khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu. Đối với hợp đồng có nhiều trang mà không thể đóng dấu giáp lai 1 lần thì có thể chia ra, đóng dấu giáp lai trên các trang liên tiếp cho đến khi đã đóng dấu giáp lai lên hết các trang của hợp đồng đó và đảm bảo khi ráp các trang lại với nhau thì dấu giáp lai phải khớp với con dấu của doanh nghiệp.

Như vậy, trong trường hợp trên một bộ hợp đồng có hai dấu giáp lai, một dấu giáp lai toàn bộ hợp đồng, một dấu giáp lai thiếu trang cuối cùng thì vẫn phù hợp theo quy định của pháp luật bởi khi ráp các trang lại thì dấp giáp lai khớp với con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn sẽ phải chịu trách nhiệm đảm bảo tính chân thực, khách quan của trang cuối cùng khi bạn có phát hiện ra sai sót và có chỉnh sửa lại để tránh trường hợp làm thay đổi nội dung và giả mạo văn bản.