Những quy định cơ bản về hợp đồng trong đấu thầu

Những quy định cơ bản về hợp đồng trong đấu thầu. Quy định về bảo lãnh thực hiện hợp đồng có được phép nộp bằng tiền mặt hay không?

Trong quan hệ pháp luật, các bên trao đổi hàng hóa, nghĩa vụ, quyền lợi với nhau thông qua hình thức hợp đồng. Hợp đồng là một giao dịch mà trong đó các bên tự trao đổi ý chí với nhau nhằm đi đến sự thỏa thuận cùng nhau làm phát sinh quyền và nghĩa vụ nhất định. Dưới góc độ pháp lý thì hợp đồng được hiểu là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ.

Hợp đồng trong các hoạt động đấu thầu là sản phẩm cuối cùng được ký giữa chủ đầu tư và nhà thầu trúng thầu. Đây là văn bản pháp lý quan trọng để gắn trách nhiệm của mỗi bên (trách nhiệm thực hiện và thanh toán) trong quá trình thực hiện hợp đồng. Luật đấu thầu 2013 quy định về 4 loại hợp đồng được phép sử dụng trong đấu thầu.

1. Hợp đồng trọn gói

Căn cứ theo khoản 1, Điều 62 Luật đấu thầu 2013 quy định về hợp đồng trọn gói:

“Hợp đồng trọn gói là hợp đồng có giá cố định trong suốt thời gian thực hiện đối với toàn bộ nội dung công việc trong hợp đồng. Việc thanh toán đối với hợp đồng trọn gói được thực hiện nhiều lần trong quá trình thực hiện hoặc thanh toán một lần khi hoàn thành hợp đồng. Tổng số tiền mà nhà thầu được thanh toán cho đến khi hoàn thành các nghĩa vụ theo hợp đồng bằng đúng giá ghi trong hợp đồng”;

– Hợp đồng theo hình thức trọn gói không được điều chỉnh giá hợp đồng trong quá trình thực hiện hợp đồng, trừ trường hợp bất khả kháng theo thỏa thuận trong hợp đồng. Việc thanh toán phải căn cứ vào giá hợp đồng các điều khoản thanh toán nêu trong hợp đồng; không căn cứ vào dự toán cũng như các quy định hướng dẫn hiện hành của Nhà nước về định mức,  đơn giá; không căn cứ vào đơn giá trong hóa đơn tài chính đối với các yếu tố đầu vào của nhà thầu như vật tư, máy móc, thiết bị và các yếu tố đầu vào khác

– Đối với hợp đồng xây lắp sau khi hợp đồng theo hình thức trọn gói được ký, khối lượng công việc thực tế nhà thầu đã thực hiện để hoàn thành công việc theo thiết kế (nhiều hơn hay ít hơn khối lượng nêu trong hợp đồng) không ảnh hưởng tới số tiến thanh toán cho nhà thầu

Căn cứ theo quy định trên, trường hợp hợp đồng trọn gói thiếu một hạng mục khi chào thầu thì sẽ xử lý như nào?

Trường hợp 1: Nội dung công việc của gói thầu là đủ rõ, giá hợp đồng là phù hợp với giá trúng thầu nhưng nội dung chi tiết lại thiếu giá của một hạng mục nào đó. Trong hợp đồng xây lắp thì việc nghiệm thu căn cứ theo thiết kế, còn việc thanh toán là theo hình thức hợp đồng Đối với hình thức hợp đồng trọn gói, khi nhà thầu hoàn thành theo đúng thiết kế thì được thanh toán bằng số tiễn ghi trong hợp đồng (tức giá hợp đồng) mà không phụ thuộc vào khối lượng thực tế thực hiện nhiều hơn hay ít hơn như nêu trong hợp đồng. Nhà thầu sẽ được thanh toán đúng giá ghi theo hợp đồng đã ký miễn là công việc thực hiện được nghiệm thu theo thiết kế.

Trường hợp 2: Nội dung hợp đồng ghi rõ khối lượng công việc, nhưng giá hợp đồng lại ghi thấp hơn, nhà thầu có trách nhiệm thực hiện đầy đủ công việc theo thiết kế tuy nhiên phần thanh toán giá trị hợp đồng chỉ được thanh toán theo giá đã ghi trên hợp đồng.

Khi áp dụng hợp đồng trọn gói, giá gói thầu để làm căn cứ xét duyệt trúng thầu phải bao gồm cả chi phí cho các yếu tố rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, chi phí dự phòng trượt giá. Giá dự thầu phải bao gồm tất cả các chi phí cho các yếu tố rủi ro và chi phí trượt giá có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng

Điểm d, Khoản 1, Điều 62 Luật Đấu thầu quy định, đối với gói thầu xây lắp, trong quá trình thương thảo, hoàn thiện hợp đồng, các bên liên quan cần rà soát lại bảng khối lượng công việc theo thiết kế được duyệt; nếu nhà thầu hoặc bên mời thầu phát hiện bảng số lượng, khối lượng công việc chưa chính xác so với thiết kế, bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định việc điều chỉnh khối lượng công việc để bảo đảm phù hợp với thiết kế.

Theo quy định nêu trên, đối với hợp đồng trọn gói, việc các bên rà soát khối lượng công việc ngoài các thỏa thuận mà các bên đã ký kết trong hợp đồng trong thời gian quyết toán là không phù hợp với quy định của Luật Đấu thầu.

Quy định thẩm tra quyết toán công trình

Việc thẩm tra quyết toán đối với hợp đồng trọn gói được quy định tại Thông tư số 09/2016/TT-BTC ngày 18/1/2016 của Bộ Tài chính quy định về quyết toán dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn Nhà nước và quy định cụ thể tại Điểm 2.3, Điều 3; Điều 16 Quyết định số 04/2014/QĐ-BTC ngày 2/1/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành quy trình thẩm tra quyết toán dự án hoàn thành đối với các dự án sử dụng vốn Nhà nước

Theo đó, thẩm tra đối với gói thầu hợp đồng theo hình thức “hợp đồng trọn gói” thực hiện như sau:

– Đối chiếu nội dung công việc, khối lượng thực hiện trong bảng tính giá trị đề nghị quyết toán A-B với biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành và các yêu cầu của hợp đồng để xác định khối lượng công việc hoàn thành đã được nghiệm thu đúng quy định.

– Đối chiếu đơn giá trong bảng tính giá trị đề nghị quyết toán A-B với đơn giá ghi trong bảng tính giá trị hợp đồng; khi nhà thầu thực hiện đầy đủ các yêu cầu, nội dung công việc, đúng khối lượng công việc hoàn thành và đơn giá ghi trong hợp đồng, bảng tính giá hợp đồng; thì giá trị quyết toán đúng bằng giá trọn gói của hợp đồng đã ký. Không chiết tính lại khối lượng cũng như đơn giá chi tiết đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quyết định trúng thầu”.

Theo các quy định và hướng dẫn nêu trên, nếu trong quá trình quyết toán, thẩm tra quyết toán, các bên liên quan chiết tính lại khối lượng, đơn giá chi tiết trong hợp đồng trọn gói ngoài các thỏa thuận trong hợp đồng đã ký kết là không phù hợp với quy định hiện hành.

2. Hợp đồng theo đơn giá cố định

Hợp đồng theo đơn giá cố định là hợp đồng có đơn giá không thay đổi trong suốt thời gian thực hiện đối với toàn bộ nội dung công việc trong hợp đồng. Nhà thầu được thanh toán theo số lượng, khối lượng công việc thực tế được nghiệm thu theo quy định trên cơ sở đơn giá cố định trong hợp đồng.

Hợp đồng theo đơn giá cố định thường được áp dụng đối với những công việc, hạng mục công trình hoặc công trình khó xác định về khối lượng trước khi ký hợp đồng. Trong xây dựng các công tác như ép cọc, đóng cọc, cọc khoan nhồi… thường khó khăn trong việc xác định khối lượng trước khi ký hợp đồng. Vì vậy, phương thức thanh toán thường phải dựa vào khối lượng thực tế được nghiệm thu và đơn giá cố định đã được xác định; đơn giá cố định trong trường hợp này được hiểu là đơn giá trong dự toán được chấp thuận hoặc được duyệt, còn trường hợp đấu thầu là đơn giá trúng thầu của nhà thầu. Về nguyên tắc đơn giá là cố định không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng, trừ trường hợp được phép điều chỉnh được ghi trong hợp đồng (ví dụ như giá cả vật tư tăng giảm đột biến quá lớn so với phạm vi dự phòng… hoặc tỷ giá ngoại tệ vượt quá biên độ dao động cho phép, chính sách tiền lương thay đổi…). Vì vậy, hình thức giá hợp đồng này thường được áp dụng trong thời gian ngắn dưới 12 tháng với điều kiện thị trường tương đối ổn định tương tự như đối với hình thức Giá hợp đồng trọn gói.

Giá hợp đồng theo đơn giá cố định được áp dụng cho các gói thầu tại thời điểm lựa chọn nhà thầu và đàm phán ký kết hợp đồng đã đủ điều kiện để xác định rõ về đơn giá để thực hiện các công việc theo đúng các yêu cầu của hợp đồng xây dựng, nhưng chưa xác định được chính xác khối lượng công việc. Khi đó, đơn giá cho các công việc theo hợp đồng phải tính toán đầy đủ các yếu tố rủi ro liên quan đến giá hợp đồng như trượt giá trong thời gian thực hiện hợp đồng và mỗi bên phải tự chịu trách nhiệm đối với các rủi ro của mình. Khi đó, giá gói thầu, giá hợp đồng các bên phải dự tính trước chi phí dự phòng cho các yếu tố trượt giá và khối lượng.

3. Hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh

Hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh là hợp đồng có đơn giá có thể được điều chỉnh căn cứ vào các thỏa thuận trong hợp đồng đối với toàn bộ nội dung công việc trong hợp đồng. Nhà thầu được thanh toán theo số lượng, khối lượng công việc thực tế được nghiệm thu theo quy định trên cơ sở đơn giá ghi trong hợp đồng hoặc đơn giá đã được điều chỉnh

Hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh được áp dụng cho các gói thầu tại thời điểm lựa chọn nhà thầu và đàm phán ký kết hợp đồng các bên tham gia hợp đồng chưa đủ điều kiện để xác định rõ về khối lượng, đơn giá và các yếu tố rủi ro liên quan đến giá hợp đồng như trượt giá trong thời gian thực hiện hợp đồng. Khi đó, giá gói thầu, giá hợp đồng các bên phải dự tính trước chi phí dự phòng cho các yếu tố trượt giá và khối lượng

Hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh sẽ được điều chỉnh giá hợp đồng trong trường hợp khối lượng thực tế hoàn thành được nghiệm thu tăng hoặc giảm lớn hơn 20% khối lượng công việc tương ứng ghi trong hợp đồng; bổ sung khối lượng công việc hợp lý chưa có đơn giá trong hợp đồng; điều chỉnh đơn giá toàn bộ hoặc một số đơn giá cho những công việc mà tại thời điểm ký hợp đồng bên giao thầu và bên nhận thầu đã thỏa thuận điều chỉnh sau một khoảng thời gian nhất định kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực (Thông tư 07/2016/TT-BXD)

4. Hợp đồng theo thời gian

Hợp đồng theo thời gian là hợp đồng áp dụng cho gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn. Giá hợp đồng được tính trên cơ sở thời gian làm việc theo tháng, tuần, ngày, giờ và các khoản chi phí ngoài thù lao. Nhà thầu được thanh toán theo thời gian làm việc thực tế trên cơ sở mức thù lao tương ứng với các chức danh và công việc ghi trong hợp đồng

Một gói thầu có thể được thực hiện theo một hoặc nhiều hợp đồng; trong một hợp đồng có thể áp dụng một hoặc nhiều loại hợp đồng. Trường hợp áp dụng nhiều loại hợp đồng thì phải quy định rõ loại hợp đồng tương ứng với từng nội dung công việc cụ thể. Hợp đồng được ký kết giữa các bên phải phù hợp với nội dung trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, kết quả thương thảo hợp đồng, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Giá hợp đồng không được vượt giá trúng thầu. Trường hợp bổ sung khối lượng công việc ngoài hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu dẫn đến giá hợp đồng vượt giá trúng thầu thì phải bảo đảm giá hợp đồng không được vượt giá gói thầu hoặc dự toán được phê duyệt; nếu dự án, dự toán mua sắm gồm nhiều gói thầu, tổng giá hợp đồng phải bảo đảm không vượt tổng mức đầu tư, dự toán mua sắm được phê duyệt.

Đối với nhà thầu liên danh, tất cả thành viên tham gia liên danh phải trực tiếp ký, đóng dấu (nếu có) vào văn bản hợp đồng

5. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng

Bảo lãnh thực hiện hợp đồng là cam kết của bên bảo lãnh với bên nhận bảo lãnh để bảo đảm việc thực hiện đúng, đầy đủ các nghĩa vụ của bên được bảo lãnh theo hợp đồng đã ký kết với bên nhận bảo lãnh. Trường hợp bên được bảo lãnh vi phạm hợp đồng bị phạt hoặc phải bồi thường cho bên nhận bảo lãnh mà không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ tài chính thì bên bảo lãnh sẽ thực hiện thay.

Căn cứ theo điều 66, Luật đấu thầu 2013 về bảo đảm thực hiện hợp đồng:

“1. Bảo đảm thực hiện hợp đồng được áp dụng đối với nhà thầu được lựa chọn, trừ nhà thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, nhà thầu được lựa chọn theo hình thức tự thực hiện và tham gia thực hiện của cộng đồng.

2. Nhà thầu được lựa chọn phải thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng trước thời điểm hợp đồng có hiệu lực.

3. Căn cứ quy mô, tính chất của gói thầu, giá trị bảo đảm thực hiện hợp đồng được quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu theo mức xác định từ 2% đến 10% giá trúng thầu.

4. Thời gian có hiệu lực của bảo đảm thực hiện hợp đồng tính từ ngày hợp đồng có hiệu lực cho đến ngày các bên hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng hoặc ngày chuyển sang thực hiện nghĩa vụ bảo hành đối với trường hợp có quy định về bảo hành. Trường hợp cần gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng, phải yêu cầu nhà thầu gia hạn tương ứng thời gian có hiệu lực của bảo đảm thực hiện hợp đồng.

5. Nhà thầu không được hoàn trả bảo đảm thực hiện hợp đồng trong trường hợp sau đây:

a) Từ chối thực hiện hợp đồng khi hợp đồng đã có hiệu lực;

b) Vi phạm thỏa thuận trong hợp đồng;

c) Thực hiện hợp đồng chậm tiến độ do lỗi của mình nhưng từ chối gia hạn hiệu lực của bảo đảm thực hiện hợp đồng”.

Căn cứ vào quy định này thì bảo đảm thực hiện hợp đồng được áp dụng đối với nhà thầu được lựa chọn, trừ nhà thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, nhà thầu được lựa chọn theo hình thức tự thực hiện và tham gia thực hiện của cộng đồng.

+ Nhà thầu được lựa chọn phải thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng trước thời điểm hợp đồng có hiệu lực.

+ Căn cứ quy mô, tính chất của gói thầu, giá trị bảo đảm thực hiện hợp đồng được quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu theo mức xác định từ 2% đến 10% giá trúng thầu.

+ Thời gian có hiệu lực của bảo đảm thực hiện hợp đồng tính từ ngày hợp đồng có hiệu lực cho đến ngày các bên hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng hoặc ngày chuyển sang thực hiện nghĩa vụ bảo hành đối với trường hợp có quy định về bảo hành. Trường hợp cần gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng, phải yêu cầu nhà thầu gia hạn tương ứng thời gian có hiệu lực của bảo đảm thực hiện hợp đồng.

Bảo đảm thực hiện hợp đồng nhà thầu thực hiện bằng một trong các biện pháp đặt cọc, ký quỹ hoặc nộp thư bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài được thành lập theo pháp luật Việt Nam để bảo đảm trách nhiệm thực hiện hợp đồng mà không đặt cọc tiền mặt.