Quy định về chứng thực sổ hộ khẩu như thế nào?

Quy định về chứng thực sổ hộ khẩu như thế nào? Văn bản công chứng, chứng thực có giá trị bao lâu?

Tóm tắt câu hỏi:

Thưa luật sư, tôi có thắc mắc như dưới đây mong được luật sư hỗ trợ giải đáp: Tôi đi công chứng nguyên cuốn sổ hộ khẩu theo yêu cầu của đơn vị, công chứng cả những trang không có thông tin nhưng cơ quan công chứng không làm cho, chỉ công chứng những trang có thông tin. Vậy việc cơ quan công chứng không chứng thực những trang không có thông tin có phải là gây khó dễ cho người dân hay không và yêu cầu của đơn vị như vậy có gì trái pháp luật hay không? Cảm ơn luật sư.

Luật sư tư vấn:

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

1. Căn cứ pháp lý:

+ Điều 3, điều 77 Luật công chứng 2014;

+ Điều 2, điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch dân sự.

+ Thông tư 20/2015/TT-BTP.

2. Giải quyết vấn đề:

Thứ nhất, tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên có quyền tiếp nhận và thực hiện một số hoạt động chứng thực.

Trước tiên, bạn cần hiểu đối tượng của hoạt động công chứng bao gồm hai loại giấy tờ, văn bản:

+ Hợp đồng , giao dịch dân sự

+ Văn bản dịch từ tiếng Việt ra tiếng nước ngoài hoặc văn bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

Bản chất của hoạt động công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng bằng năng lực và kỹ năng nghiệp vụ chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự (lập thành văn bản) và xác nhận tính chính xác, hợp pháp và không trái với các chuẩn mực đạo đức xã hội của văn bản dịch.

Như vậy, có thể thấy sổ hộ khẩu gia đình không thuộc một trong hai loại văn bản thuộc phạm vi của hoạt động công chứng. Cũng cần thấy rằng, sổ hộ khẩu gia đình là một loại chứng từ pháp lý được cấp và quản lý bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền (cơ quan công an cấp quận huyện) nên những nội dung được ghi nhận trong sổ hộ khẩu đương nhiên được thừa nhận là chính xác và hợp pháp. Như vậy, hoàn toàn không đặt ra vấn đề chứng nhận tính chính xác, hợp pháp (bản chất của hoạt động công chứng) của những thông tin được ghi nhận trong sổ hộ khẩu gia đình.

Từ những thông tin bạn cung cấp, có thể thấy rằng mục đích của bạn là được chứng thực bản sao của sổ hộ khẩu gia đình mà thôi để có thể sử dụng bản sao sổ hộ khẩu trong các hoạt động cá nhân khác. Theo quy định của pháp luật hiện hành thì bên cạnh việc thực hiện các hoạt động công chứng thì công chứng viên cũng được thực hiện hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính. Như vậy, bạn cần hiểu rằng dù thủ tục được thực hiện tại một tổ chức hành nghề công chứng nhưng về bản chất thì đó là thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính đối với sổ hộ khẩu của gia đình.

Thứ hai, về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.

Theo quy định của pháp luật hiện hành, khi công chứng viên thực hiện việc chứng thực bản sao từ bản chính thì trình tự tiến hành phải tuân thủ theo thủ tục chứng thực theo quy định của pháp luật về chứng thực.

Trước tiên, bản chất của hoạt động chứng thức bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính của giấy tờ, văn bản để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính gồm các bước sau:

+ Người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực cùng bản sao (nếu có).

+ Người thực hiện chứng thực tiến hành chụp bản sao từ bản chính văn bản, giấy tờ (nếu người yêu cầu chứng thực không cung cấp bản sao). Sau đó, người thực hiện chứng thực đối chiếu nội dung giữa bản chính và bản sao. Trong trường hợp nội dung bản sao đúng với bản chính thì thực hiện việc ghi lời chứng đồng thời ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực lên bản sao và ghi thông tin chứng thực vào sổ chứng thực.

Đồng thời, theo quy định của pháp luật hiện hành thì nếu bản sao của văn bản, giấy tờ có từ 02  tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

Như vậy, theo quy định trên và đối chiếu với thông tin mà bạn đưa ra thì công chứng viên thực hiện việc chứng thực bản sao từ bản chính cho bạn chỉ cần đóng dấu giáp lai giữa các tờ của cuốn sổ hộ khẩu gia đình của bạn.

Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 20/2015/TT-BTP quy định:

”Điều 7. Bản sao, chụp từ bản chính

Bản sao, chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính. Ví dụ: khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin liên quan đến các thành viên có tên trong sổ hộ khẩu.”

Khi tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ và người thực hiện chứng thực không được đặt thêm thủ tục, không được gây phiền hà, yêu cầu nộp thêm giấy tờ trái quy định. Chính vì vậy, theo quy định nêu trên thì cơ quan chứng thực không làm trái quy định pháp luật.