Quy định về quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động

Quy định về quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động. Nghỉ việc tại công ty cũ nhưng không chốt sổ bảo hiểm công ty mới có tham gia và chốt được không?

Tóm tắt câu hỏi:

Cho tôi hỏi: Từ năm 2008 tôi có làm cho công ty 1 (gọi tắt là CT1) đến năm 2010 rồi tôi nghỉ, vì thời gian đóng BHXH cũng ít nên tôi không lấy sổ BH, cũng không nhớ số sổ BHXH. Từ năm 2011 đến 2014 tôi có đóng BHXH ở công ty thứ 2 (CT2) nhưng mã số thuế khác mã số thuế CT1, sau đó tôi nghỉ và lấy được sổ BHXH trong những năm làm ở CT2. Từ 2015 đến tháng 1 năm 2017 tôi làm cho công ty 3 (CT3) và đóng theo số sổ BHXH của CT2. Nay tôi nghỉ việc và muốn lấy lại sổ BHXH trong thời gian đóng ở CT2+CT3 thì được cơ quan thuế yêu cầu nộp lại sổ BHXH trong thời gian làm ở CT1 (mà CT1 tôi không lấy sổ, giờ đã giải thể), nếu không nộp lại sổ BH của CT1 thì sẽ hủy bỏ thời gian tôi đóng BHXH ở CT3 (từ 2015 đến tháng 1 năm 2017), như vậy có đúng ko?. giờ tôi muốn lấy lại sổ BHXH trong thời gian làm CT2+CT3 thì phải làm thế nào? Sổ BHXH ở CT1 xem như tôi không lấy, hủy bỏ được ko? Xin cảm ơn.

Câu hỏi được biên tập và đăng tải bởi Bộ phận tư vấn về pháp luật bảo hiểm xã hội – Phòng trợ giúp pháp lý trực tuyến miễn phí của Công ty Luật TNHH Dương Gia.

Luật sư tư vấn:

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

1. Căn cứ pháp lý:

Luật bảo hiểm xã hội năm 2014.

Công văn 3663/BHXH-THU

Quyết định 595/QĐ-BHXH

Bộ luật lao động năm 2012

Công văn 1746/BHXH-QLT

2. Nội dung tư vấn:

Hiện nay, có rất nhiều người khi tham gia bảo hiểm xã hội khi thay đổi nơi làm việc, thay đổi công việc, vì nhiều lý do mà chưa chốt được sổ bảo hiểm xã hội ở đơn vị cũ, cố tình khai báo về việc chưa có sổ bảo hiểm để được cấp sổ bảo hiểm xã hội mới, dẫn đến trường hợp một người có nhiều sổ bảo hiểm xã hội. Điều này gây khó khăn cho người tham gia bảo hiểm khi giải quyết các chế độ bảo hiểm mà cơ quan bảo hiểm phát hiện ra có nhiều sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp của bạn cũng là một trường hợp như vậy. Để giải quyết vấn đề này cần xem xét các phương diện sau:

Thứ nhất, về hành vi của cơ quan bảo hiểm xã hội khi thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho bạn ở công ty thứ ba mà yêu cầu bạn nộp lại sổ bảo hiểm xã hội tương ứng với thời gian bạn làm việc ở công ty thứ nhất.

Trước hết, Sổ bảo hiểm xã hội, theo quy định tại Điều 96 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014, là sổ được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội năm 2014. Vậy nên, về mặt nguyên tắc, mỗi người sẽ chỉ có một sổ bảo hiểm xã hội để thuận lợi cho công tác quản lý cũng như việc thực hiện quyền của người tham gia bảo hiểm. 

Đồng thời, theo quy định tại mục I Công văn 1746/BHXH-QLT cũng có quy định về nguyên tắc chung là mỗi người chỉ được cấp một sổ bảo hiểm xã hội với mã số định danh duy nhất trong toàn bộ quá trình tham gia để theo dõi việc đóng và giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật.

Trên cơ sở phân tích nêu trên, có thể thấy, mỗi người chỉ được cấp một sổ bảo hiểm xã hội với mã số định danh duy nhất trong quá trình tham gia bảo hiểm.

Xem xét trong trường hợp của bạn, theo thông tin, bạn vào làm việc tại công ty thứ nhất từ năm 2008 đến năm 2010, có đóng bảo hiểm xã hội. Sau đó, bạn nghỉ việc, không lấy sổ bảo hiểm xã hội cũng không nhớ số sổ bảo hiểm xã hội. Từ năm 2011 đến năm 2014, bạn tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội ở công ty thứ 2 bằng một sổ bảo hiểm xã hội khác với số sổ bảo hiểm xã hội khác.Sau đó bạn nghỉ việc và vào làm tại công ty thứ 3 từ năm 2015 đến tháng 1/2017. Tuy nhiên, hiện tại bạn muốn chốt sổ bảo hiểm (xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội) ở công ty thứ 3 nhưng cơ quan bảo hiểm xã hội yêu cầu nộp lại sổ bảo hiểm xã hội đối với thời gian ở công ty thứ nhất để giải quyết, nếu không sẽ hủy bỏ thời gian bạn đóng bảo hiểm xã hội ở công ty thứ ba (từ năm 2015 đến tháng 1/2017). Có thể thấy, hiện tại bạn đang có hai sổ bảo hiểm xã hội với hai mã số bảo hiểm xã hội, hai mã số định danh cá nhân khác nhau tương ứng với quãng thời gian đóng bảo hiểm xã hội không trùng nhau, gồm sổ bảo hiểm A tương ứng với thời gian đóng bảo hiểm ở công ty thứ nhất (từ năm 2008 đến năm 2010), và sổ bảo hiểm B tương ứng với thời gian bạn đóng bảo hiểm xã hội ở công ty thứ hai và thứ ba (từ năm 2011 – 2014 và từ năm 2015 – tháng 1/2017).

Trường hợp này, khi bạn có hai sổ bảo hiểm xã hội ghi thời gian đóng bảo hiểm xã hội không trùng nhau thì căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH thì:

“Điều 46: Cấp và quản lý sổ BHXH

…

4. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”

Đồng thời, tại Công văn 1746/BHXH-QLT cũng có quy định: 

“I. Nguyên tắc chung:

…

2. Trường hợp NLĐ có nhiều sổ thì phải tiến hành gộp dữ liệu về sổ gốc.

– Sổ gốc là sổ đang hưởng các chế độ hàng tháng; hoặc sổ có quá trình tham gia BHXH sớm nhất nhưng chưa hưởng BHXH 1 lần; hoặc đã hưởng BHXH 1 lần nhưng còn quá trình BHTN.

– Sau khi gộp sổ phải thu hồi sổ và hủy các số sổ BHXH không phải là sổ gốc đã được gộp; thu hồi sổ gốc cấp lại tờ bìa và tờ rời mới.

– Trường hợp có quá trình tham gia BHXH đầu tiên được quản lý bằng số sổ tạm, hoặc sổ không đủ 10 ký tự thì lấy số sổ BHXH liền kề sau đó là sổ gốc.”

Và khi phát hiện nhiều sổ thì:

“II. Nguyên tắc xử lý khi giải quyết các nội dung liên quan đến sổ BHXH

…

2. Xử lý khi phát hiện nhiều sổ:

Khi có yêu cầu chốt sổ BHXH hoặc cấp lại sổ; giải quyết hồ sơ hưu trí, BHXH 1 lần, tử tuất, tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp, thai sản cá nhân… thì căn cứ số CMND (hoặc số căn cước) rà soát trong phần mềm quản lý thu và chỉ thực hiện khi NLĐ chỉ có một số sổ. Nếu phát hiện nhiều số sổ thực hiện như sau:

a. Trường hợp các sổ này đã nhận BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp hoặc có thời gian tham gia BHXH, BHTN dưới 12 tháng nhưng người lao động không cung cấp sổ hoặc đơn không thừa nhận thì thực hiện khóa dữ liệu và hủy các sổ này đồng thời chốt sổ, cấp lại sổ.

b. Trường hợp vẫn còn các sổ chưa hưởng BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp và có thời gian tham gia BHXH, BHTN từ 12 tháng trở lên nhưng người lao động không cung cấp sổ hoặc đơn không thừa nhận thì trả lại hồ sơ lập Phiếu yêu cầu gộp sổ (P01-ĐV).”

Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH, Công văn 1746/BHXH-QLT, trong trường hợp của bạn, bạn có hai sổ bảo hiểm xã hội A và B ghi thời gian đóng bảo hiểm xã hội không trùng nhau, và những sổ bảo hiểm xã hội này chưa hưởng bảo hiểm xã hội một lần hay bảo hiểm thất nghiệp thì khi bạn nghỉ việc, yêu cầu chốt sổ bảo hiểm xã hội đối với thời gian đóng bảo hiểm ở công ty thứ ba thì việc cơ quan bảo hiểm yêu cầu bạn cung cấp sổ bảo hiểm xã hội A – tương ứng với thời gian đóng bảo hiểm ở công ty thứ nhất để tiến hành thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội cho bạn là hoàn toàn đúng quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, việc cơ quan bảo hiểm trả lời về việc nếu không nộp lại sổ Bảo hiểm xã hội A này thì sẽ hủy bỏ thời gian bạn đóng bảo hiểm xã hội ở công ty thứ ba của bạn (từ năm 2015 đến tháng 1/2017) là không có cơ sở. Bởi thời gian bạn đóng bảo hiểm xã hội ở công ty thứ ba, bạn không đóng trùng bảo hiểm xã hội, không đóng sai đối tượng, cũng không có hành vi gian lận trong bảo hiểm khi bạn có làm việc, và được hưởng lương, thuộc một trong những đối tượng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Do vậy, cơ quan bảo hiểm xã hội không thể tự hủy thời gian bạn đóng bảo hiểm xã hội ở công ty thứ ba (từ năm 2015 đến tháng 1/2017) được.

Thứ hai, về việc giải quyết trường hợp của bạn khi thời gian đóng bảo hiểm xã hội tại công ty thứ nhất chưa được chốt sổ bảo hiểm xã hội.

Như đã phân tích ở trên, để giải quyết việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho bạn với thời gian đóng bảo hiểm xã hội ở công ty thứ ba thì phải tiến hành thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội, cụ thể là gộp sổ bảo hiểm xã hội A – tương ứng với thời gian đóng bảo hiểm xã hội ở công ty thứ nhất và sổ bảo hiểm xã hội B – tương ứng với thời gian đóng bảo hiểm xã hội ở công ty thứ hai và thứ ba.

Tuy nhiên, hiện nay sổ bảo hiểm A vẫn chưa được chốt và chưa được trả lại cho bạn dù bạn đã nghỉ việc. Trường hợp này, để giải quyết việc gộp sổ bảo hiểm xã hội cho bạn và chốt sổ bảo hiểm xã hội cho thời gian bạn làm ở công ty thứ ba thì bạn cần thực hiện theo một trong các phương án sau:

– Phương án 1: Bạn cần liên hệ với công ty thứ nhất yêu cầu công ty thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội A cho bạn.

Bởi căn cứ theo quy định tại Điều 47 Bộ luật lao động năm 2012 thì người sử dụng lao động (ở đây là công ty) sẽ phải có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động (ở đây là bạn) khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động. Đồng thời, trường hợp doanh nghiệp bị giải thể, phá sản thì vấn đề bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tiền lương và các chế độ của người lao động được ưu tiên thanh toán. 

Trong trường hợp của bạn, bạn đã nghỉ việc ở công ty thứ nhất từ năm 2010, và cũng không lấy sổ Bảo hiểm xã hội A ở công ty này. Đồng thời theo thông tin, công ty thứ nhất hiện nay đã giải thể. Bạn chưa nhận được sổ bảo hiểm xã hội nhưng trong thông tin không nói rõ, công ty thứ nhất đã chốt sổ bảo hiểm xã hội cho bạn hay chưa. Mà căn cứ theo quy định tại Điều 47 Bộ luật lao động năm 2012 được trích dẫn ở trên thì trước khi giải thể thì công ty thứ nhất đã phải giải quyết quyền lợi bảo hiểm xã hội cho bạn. Đồng thời, khi trong một thời gian dài khi chấm dứt hợp đồng lao động, bạn không đến nhận sổ bảo hiểm thì công ty thứ nhất sẽ chuyển sổ bảo hiểm xã hội của bạn lên cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty đặt trụ sở để lưu giữ.

Do vậy, trường hợp này, để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của bạn, khi công ty thứ nhất đã giải thể, bạn cần liên hệ với cơ quan bảo hiểm xã hội nơi trước đây công ty này đã đóng bảo hiểm xã hội cho bạn – nơi công ty đặt trụ sở để nhận lại sổ bảo hiểm xã hội đã chốt. Trường hợp công ty này chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội thì liên hệ với cơ quan bảo hiểm xã hội để được can thiệp giải quyết.

Sau khi đã có sổ bảo hiểm xã hội A thì bạn mang sổ bảo hiểm xã hội này để cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty thứ ba đang đóng bảo hiểm cho bạn tiến hành thủ tục gộp sổ và chốt sổ bảo hiểm xã hội cho bạn.

– Phương án 2: Trường hợp công ty thứ nhất chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội A, nhưng bạn đã có sổ bảo hiểm xã hội ở công ty thứ nhất và bạn muốn chốt sổ bảo hiểm xã hội ở công ty thứ ba nhanh chóng.

Trường hợp này, căn cứ theo quy định tại khoản 2 Mục IV Công văn 1746/BHXH-QLT thì: 

“IV. Một số lưu ý khi xử lý nghiệp vụ liên quan đến gộp sổ BHXH:

…

2. Trường hợp đơn vị hoặc người lao động nộp hồ sơ gộp và chốt sổ nhưng quá trình tham gia tại đơn vị trước đó chưa được chốt sổ do đơn vị nợ không có khả năng thanh toán, phá sản, giải thể, chủ bỏ trốn… và người lao động có đơn yêu cầu chốt sổ với quá trình đóng BHXH, BHTN tương ứng với thời gian đơn vị đóng đủ thì vẫn thực hiện gộp sổ đồng thời khóa dữ liệu quá trình BHXH, BHTN còn nợ. Khi đơn vị thực hiện nộp đủ tiền thì phục hồi lại thời gian tham gia này và chỉ dùng để giải quyết chế độ cho lần sau không xem xét giải quyết lại các chế độ đã hưởng trước đó.”

Trường hợp này, bạn có quyền làm đơn yêu cầu khóa dữ liệu quá trình bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp mà công ty thứ nhất còn nợ cơ quan bảo hiểm khi mất khả năng thanh toán, giải thể, và yêu cầu chốt sổ bảo hiểm xã hội thì cơ quan bảo hiểm xã hội vẫn thực hiện thủ tục gộp sổ đồng thời khóa dữ liệu quá trình bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế còn nợ để gộp sổ bảo hiểm xã hội cho bạn.

 – Phương án 3: Trường hợp bạn muốn hủy bỏ thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội ở công ty thứ nhất, không muốn tiến hành thủ tục gộp sổ bảo hiểm mà chỉ muốn chốt sổ bảo hiểm xã hội ở công ty thứ ba.

Trường hợp này, căn cứ theo quy định tại khoản 5 mục I Công văn 3663/BHXH-THU ngày 19 tháng 11 năm 2014 của Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh thì:

“I. CÁc nguyên tắc xử lý liên quan đến gộp sổ BHXH:

…

5. Trường hợp NLĐ cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN thì phải trình bày rõ trong Đơn đề nghị (mẫu D01-TS). Cán bộ xử lý nghiệp vụ khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Đơn đề nghị của NLĐ có phê duyệt của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc Lãnh đạo phòng Thu BHXH Thành phố để thay thế cho sổ thu hồi. Trường hợp đặc biệt phải phục hồi lại quá trình đã khóa phương án KB, KT, thì chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt (nơi đã khóa dữ liệu trước đây) của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc lãnh đạo phòng chức năng của Thành phố và đúng theo quy trình phục hồi số sổ đã hủy.”

Căn cứ theo khoản 5 mục I Công văn 3663/BHXH-THU được trích dẫn ở trên thì trường hợp bạn muốn hủy quá trình tham gia bảo hiểm xã hội ở công ty thứ nhất, không muốn gộp sổ thì bạn có quyền làm Đơn đề nghị theo mẫu D01 – TS, để yêu cầu hủy sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp này cơ quan bảo hiểm sẽ tiến hành hủy sổ bảo hiểm xã hội A – tương ứng với thời gian bạn đóng bảo hiểm xã hội ở công ty thứ nhất, và chỉ thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm ở công ty thứ ba. Trường hợp này, thời gian bạn đóng bảo hiểm xã hội tại công ty thứ nhất sẽ bị hủy đi, và không được xác nhận là thời gian bạn đóng bảo hiểm xã hội.

Như vậy, khi bạn có nhiều sổ bảo hiểm xã hội ghi quãng thời gian đóng bảo hiểm xã hội không trùng nhau thì bạn phải tiến hành thủ tục gộp sổ theo quy định. Trường hợp bạn không muốn gộp sổ bảo hiểm xã hội, bạn có thể lựa chọn một trong những phương án nêu trên, bạn cần căn cứ vào tình hình thực tế để xác định cụ thể.