Sao y bản chính hợp đồng tại Uỷ ban nhân dân cấp xã

Hợp đồng có được sao y bản chính tại Uỷ ban nhân dân cấp xã được không? Quy định về thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính.

Tóm tắt câu hỏi:

Hãy giải thích giúp tôi câu từ: văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; Đây là nguyên văn trong Nghị Định 23/Chính Phủ năm 2015 của Chính phủ về sao y bản chính.. Đó là những cơ quan nào ngoài Uỷ ban nhân dân các cấp, Bộ và các Sở ngành ở VIêt Nam. Liệu 2 công ty cổ phần có tư cách pháp nhân ký giao kết hợp đồng xong, có đóng dấu 2 công ty đầy đủ theo quy định, họ có được sao y bản chính tại Uỷ ban nhân dân xã, phường được không?

Luật sư tư vấn:

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

1. Căn cứ pháp luật

– Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

2. Giải quyết vấn đề

Theo quy định của pháp luật thì Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Ngoài ra, pháp luật còn quy định về người thực hiện chứng thực là Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Theo quy định của tại điểm c khoản 3 Điều 43 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của Uỷ ban nhân dân các cấp trong quản lý nhà nước về chứng thực như sau:

” 3. Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định tại Nghị định này;

b) Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về chứng thực;

c) Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;

d) Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;

đ) Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;

e) Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định.

Công chức Tư pháp – Hộ tịch giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d và e Khoản 3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.” 

Do đó, chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

Như vậy, việc hai công ty cổ phần có tư cách pháp nhân ký giao kết hợp đồng xong, có đóng dấu 2 công ty đầy đủ theo quy định,trên hai công ty đó có thể sao y bản chính tại Uỷ ban nhân dân xã thì phải mang hợp đồng chính đi chứng thực ở cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP  rồi mới được sao y từ bản chính ở ủy ban nhân dân xã phường và phải xuất trình bản chính hợp đồng làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực theo quy định của pháp luật. Còn nếu trong trường hợp hợp đồng mới chỉ có dấu của hai công ty chưa được chứng thực thì ủy ban nhân dân xã phường sẽ không thực hiện thủ tục cấp bản sảo từ bản chính có chứng thực của hợp đồng đã ký kết.