Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam nhanh nhất. Quy trình, thủ tục, hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập cao hiện nay, các doanh nghiệp mở rộng sự hiện diện thương mại của mình ra các nước trên thế giới. Một trong loại hình mà doanh nghiệp nước ngoài lựa chọn nhiều khi hiện diện thương mại tại Việt Nam là loại hình VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN.

Ngày 25 tháng 01 năm 2016, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhận nước ngoài tại Việt Nam thay thế Nghị định 72/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 7 năm 2006. 

Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài, công ty nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, Công ty Luật TNHH Dương Gia tổng hợp các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục và và dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:

1.  Điều kiện lập VPĐD thì thương nhân nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện sau:

Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;

Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.

2. Thời hạn của giấy phép của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

 Hết thời gian, Thương nhân có thể thực hiện thủ tục xin gia hạn.

3.  Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện:

Căn cứ vào quy định tại Khoản 1 – Điều 10 Nghị định 07/2017, Hồ sơ xin cấp giấy phép lập văn phòng đại diện bao gồm như sau:

– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

Đây là một trong quy định có sự điều chỉnh, thay đổi so với Nghị định 72/2006 theo hướng giảm bớt giấy tờ pháp lý của thương nhân, cụ thể: Thương nhận nước ngoài không cần cung cấp điều lệ của công ty nữa. Tuy nhiên, nghị định quy định rõ ràng và cụ thể về địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện, trong nghị định 72/2006 không có quy định về yêu cầu đối với trụ sở Văn phòng đại diện. Với việc bổ sung sửa đổi theo hướng làm rõ nội dung này, Nhà làm luật mong muốn đảm bảo tính khả thi và tính lâu dài trong sự hiện diện thương mại của thương nhân tại Việt Nam, tạo ra môi trường đầu tư ổn định và bền vững.

Ngoài ra, thời gian cấp phép theo Nghị định 07/2016 cũng được cơ quan nhà nước rút ngắn từ 15 ngày làm việc xuống 07 ngày làm việc.

4.  Phạm vi hoạt động của Văn phòng đại diện:

– Văn phòng đại diện thực hiện chức năng 03 chức năng sau:

– Văn phòng liên lạc;

– Tìm hiểu thị trường;

– Xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện.

Các thương nhân nước ngoài cần xem xét kỹ phạm vi hoạt động của Văn phòng đại diện cho phù hợp với định hướng hoạt động kinh doanh của mình. So với Nghị định 72/2006/NĐ-CP, Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện đã bị thu hẹp, từ 04 chức năng xuống 03 chức năng, bãi bỏ chức năng: “Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết với các đối tác Việt Nam hoặc liên quan đến thị trường Việt Nam của thương nhân nước ngoài mà mình đại diện.”  

Sau khi thành lập văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài cần lưu ý thực hiện đúng và đầy đủ các nghĩa vụ của Văn phòng đại diện như: Công bố thông tin văn phòng đại diện trong vòng 15 ngày kể từ ngày thành lập; định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương; nộp thuế thu nhập cá nhân cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có).