Thuê văn phòng ảo sẽ có những hậu quả pháp lý gì?

Thuê văn phòng ảo sẽ có những hậu quả pháp lý gì? Mức phạt đối với hành vi không lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Tóm tắt câu hỏi:

Kính gửi Luật Dương Gia, mong các luật sư tư vấn giúp một số câu hỏi liên quan đến thuê văn phòng ảo tại một tòa nhà văn phòng để đặt trụ sở kinh doanh:

1/ Thuê văn phòng ảo có hợp pháp không? Thuê văn phòng ảo thường dễ vi phạm quy định nào trong pháp luật? Mức phạt vi phạm? Giải pháp để tránh vi phạm (nếu có)?

2/ Thuê văn phòng ảo có vi phạm Điều 11 của Luật doanh nghiêp 2014 về Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp. Mức phạt vi phạm? Giải pháp để tránh vi phạm Điều 11 (nếu có)?

Mong các luật sư tư vấn trả lời cho cùng các câu hỏi trên nhưng liên quan đến thuê chỗ ngồi làm việc

Cảm ơn các luật sư!

Luật sư tư vấn:

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

1. Căn cứ pháp lý:

– Luật doanh nghiệp 2014;

– Nghị định 50/2016/NĐ-CP.

2. Giải quyết vấn đề:

a. Văn phòng ảo:

Trụ sở chính của doanh nghiệp được quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2014 như sau:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Như vậy, khi thành lập và hoạt động, doanh nghiệp phải có trụ sở và địa chỉ rõ ràng. Trụ sở này có thể thuộc sở hữu của doanh nghiệp hoặc đi thuê. Tuy nhiên, pháp luật hiện hành không quy định cụ thể diện tích tối thiểu để làm trụ sở của doanh nghiệp là bao nhiêu, hay một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp, bản thân cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể kiểm soát được việc doanh nghiệp có thực tế hoạt động tại trụ sở đã đăng ký hay không.

Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” để làm trụ sở hoạt động, và cũng không có quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề này. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình “văn phòng ảo” hoạt động mạnh.Cùng với đó, bản thân việc thuê “văn phòng ảo” không vi phạm bất cứ quy định nào của pháp luật hiện hành. Tuy nhiên cũng phải lưu ý rằng, một doanh nghiệp hoạt động không phải chỉ chịu sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp mà còn chịu điều chỉnh của nhiều quy định pháp luật khác, ví dụ như thuế, thương mại, ngân hàng… Và việc có “văn phòng ảo” không có nghĩa doanh nghiệp không phải tuân thủ những điều chỉnh khác liên quan của pháp luật.

b. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp:

Khoản 2 Điều 11 Luật Doanh nghiệp nêu rõ, Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty. Do đó, việc bạn sử dụng “văn phòng ảo” không miễn việc lưu giữ tài liệu cho doanh nghiệp của bạn mà bạn vẫn phải lưu giữ tại địa điểm khác.

Nếu có hành vi không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty thì doanh nghị sẽ bị xử phạt tiền từ 10 đến 15 triệu đồng theo Điểm d Khoản 2 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP.