Xử lý trường hợp cho người khác mượn hồ sơ tham gia BHXH

Xử lý trường hợp cho người khác mượn hồ sơ tham gia BHXH. Cho người khác mượn thông tin tham gia bảo hiểm phải làm thế nào?

Tóm tắt câu hỏi:

Vào tháng 01/ 2011 em có cho em gái của em mượn hồ sơ tham gia BHXH đến 08/2011. Tới tháng 7/2017 em gái của em nhờ em rút BHXH 1 lần. HIện tại trên sổ BHXH mang tên em vẫn con 8 tháng BHTN. Nay em vừa xin vào được 1 DN nhà nước, em muốn làm thủ tục thay đổi nhân thân sổ BHXH sang tên em gái của em. Như vậy, em cần làm những thủ tục gì?

Câu hỏi được biên tập và đăng tải bởi Bộ phận tư vấn về pháp luật bảo hiểm xã hội – Phòng trợ giúp pháp lý trực tuyến miễn phí của Công ty Luật TNHH Dương Gia.

Luật sư tư vấn:

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

1. Căn cứ pháp lý:

Luật bảo hiểm xã hội năm 2014.

Nghị định 95/2013/NĐ – CP ngày 22 tháng 08 năm 2013

Nghị định 88/2015/NĐ – CP ngày 07 tháng 10 năm 2015

Công văn 3663/BHXH  – THU năm 2014

2. Nội dung tư vấn:

Dựa trên thông tin bạn cung cấp thì tháng 1/2011 bạn có cho em gái của bạn mượn hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội đến tháng 8/2011. Tháng 7/2017, em gái bạn đã nhờ bạn rút xong bảo hiểm xã hội một lần, hiện nay còn 8 tháng tham gia bảo hiểm thất nghiệp chưa được rút.

Xem xét trong trường hợp của bạn, việc bạn cho em gái mượn hồ sơ để tham gia bảo hiểm xã hội được xác định là hành vi gian lận, giả mạo hồ sơ, kê khai không đúng sự thật trong việc thực hiện bảo hiểm xã hội, bị nghiêm cấm theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Luật bảo hiểm xã hội năm 2006, khoản 4 Điều 17 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014. 

Với hành vi này, căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 27 Nghị định 95/2013/NĐ – CP được sửa đổi bởi khoản 20 Điều 1 Nghị định 88/2015/NĐ – CP thì bạn sẽ bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người lao động có hành vi kê khai không đúng sự thật hoặc sửa chữa, tẩy xóa những nội dung có liên quan đến việc hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

Về trường hợp này, tại khoản 7 Mục II Công văn 3663/BHXH  – THU năm 2014 có quy định về trình tự giải quyết hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội khi người lao động mượn, cho mượn hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội như sau:

“7. Trình tự giải quyết hồ sơ gộp sổ BHXH khi NLĐ mượn, cho mượn hồ sơ tham gia BHXH:

7.1. Bộ phận thu khi giải quyết hồ sơ gộp sổ, nếu phát hiện NLĐ có thời gian tham gia BHXH trùng do mượn hoặc cho mượn hồ sơ thì hướng dẫn NLĐ điều chỉnh nhân thân theo hướng dẫn tại công văn số 2609/BHXH ngày 25/7/2013, về việc phối hợp xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý sổ BHXH.

NLĐ sau khi có Quyết định xử phạt của Thanh tra Sở Lao động Thương binh và xã hội (LĐTB&XH) và đã nộp phạt đúng quy định, thì nộp hồ sơ giải quyết theo Phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) điều chỉnh nhân thân do mượn tên (303/…/SO).

7.2. Trường hợp người cho mượn hồ sơ không liên lạc được với người mượn hồ sơ thì:

– Người cho mượn hồ sơ phải viết Đơn đề nghị (mẫu D01-TS) tường trình rõ lý do cho người khác mượn hồ sơ, nhưng do không liên lạc được và cam kết không thừa nhận quá trình sổ BHXH mà người mượn hồ sơ đã tham gia BHXH.

– Nộp hồ sơ giải quyết theo PGNHS gộp sổ (304/…/SO).

– Bộ phận thu nhập quá trình tham gia BHXH do nơi khác quản lý mà NLĐ không thừa nhận (nếu có).

– Bộ phận cấp sổ thẻ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ NLĐ không thừa nhận tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Nếu sổ không thừa nhận đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp thì khóa phương án CT, TT và lập biên bản hủy số sổ không thừa nhận tại mục “Hủy có nhiều sổ”.

7.3. Trường hợp NLĐ mượn hồ sơ tham gia BHXH và đã hưởng hết các chế độ trên sổ mượn tên (hồ sơ giả), nay nộp hồ sơ giải quyết điều chỉnh nhân thân, có Quyết định xử phạt…theo (PGNHS303/…/SO), thì thực hiện:

– Bộ phận cấp sổ thẻ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án CT, TT và lập biên bản thu hồi sổ tại mục “Thu hồi sổ giải quyết chế độ”. Trường hợp không còn sổ do bị cơ quan BHXH thu hồi hoặc bị mất sau khi hưởng hết chế độ thì chỉ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án CT, TT.

7.4. Trường hợp 2 số sổ BHXH trùng nhau hoàn toàn về nhân thân mà NLĐ đang giải quyết hồ sơ, có đơn cam kết không cho người khác mượn hồ sơ (do bị người khác lạm dụng):

– Nếu số sổ BHXH bị lạm dụng mà NLĐ đó đang còn làm việc ở một đơn vị khác, thì mời NLĐ đó lên xác minh, để làm căn cứ giải quyết.

– Nếu số sổ BHXH bị lạm dụng mà NLĐ đó đã nghỉ việc không liên lạc được, thì hướng dẫn NLĐ đang giải quyết hồ sơ, làm thủ tục hồ sơ và giải quyết như mục 7.2 trên đây “Trường hợp người cho mượn hồ sơ không liên lạc được với người mượn hồ sơ”.

Xem xét trong trường hợp của bạn, em gái bạn mượn hồ sơ của bạn để tham gia bảo hiểm xã hội từ tháng 01/2011 đến tháng 08/2011. Em gái bạn đã rút bảo hiểm xã hội một lần, còn 8 tháng bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng. Hiện tại (năm 2018), bạn mới bắt đầu đi làm, và chuẩn bị đóng bảo hiểm xã hội. Trong trường hợp này, căn cứ theo quy định tại khoản 7 Mục II Công văn 3663/BHXH  – THU năm 2014, thì để điều chỉnh thông tin về nhân thân của người tham gia bảo hiểm xã hội trên Sổ bảo hiểm xã hội của em gái bạn (hiện đang mang tên bạn), bạn sẽ chuẩn bị hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 303/…/SO gồm các giấy tờ sau:

Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (mẫu TK1 – TS, 01 bản);

Giấy cam đoan của người cho mượn hồ sơ (ở đây là bạn), có xác nhận của chính quyền địa phương nơi bạn cư trú (mẫu 02 – GCĐ/SBH);

Tờ khai tham gia Bảo hiểm xã hội cũ để thu hồi (02 bản);

Sổ Bảo hiểm xã hội (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội;

Các trang tờ rời sổ Bảo hiểm xã hội;

Thẻ bảo hiểm y tế còn thời hạn sử dụng;

Xem xét trong trường hợp của bạn, em gái bạn là người mượn hồ sơ của bạn để đăng ký tham gia bảo hiểm nên em gái bạn phải thực hiện thủ tục thay đổi nhân thân do mượn hồ sơ theo quy định tại khoản 7 Mục II Công văn 3663/BHXH  – THU năm 2014, với hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 303 được trích dẫn ở trên. Đồng thời do em của bạn đã thực hiện thủ tục chốt sổ (xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội trên sổ bảo hiểm xã hội), và đã tiến hành thủ tục để hưởng bảo hiểm xã hội một lần, nên trường hợp này, bạn sẽ nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội quận/huyện nơi công ty em của bạn làm việc.

Như vậy, trong trường hợp của bạn thì bạn cần làm hồ sơ điều chỉnh nhân thân về đúng thông tin của em gái bạn. Khi điều chỉnh thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội về đúng thông tin của em gái bạn thì em gái bạn sẽ được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội mang tên mình với thông tin trên sổ thể hiện 8 tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp, còn bạn vẫn có thể kê khai, đăng ký đóng bảo hiểm xã hội như bình thường khi đi làm ở cơ quan mới.